La Ley 2/2023 establece una nueva norma que obliga a las empresas de cincuenta o más personas trabajadoras a disponer de un protocolo de denuncias de prácticas irregulares. Esto es lo que se conoce generalmente como un canal de denuncias (whistleblowing management systems); aunque puede dar trámite también a solicitudes de información y/o queja.
Esta Ley nace para incorporar la directiva UE/2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, y está diseñada para proteger a las personas trabajadoras de las organizaciones privadas y públicas para que puedan informar de posibles infracciones contrarias a la ley, y asegurar que no reciban represalias por ello.
Empresas obligadas a implantar el canal de denuncias y plazos
Téngase en cuenta que las empresas obligadas a implantar este sistema son:
- Empresas de más de diez millones de facturación anual.
- Administraciones públicas.
- Partidos políticos, sindicatos y fundaciones patronales.
- Empresas que operan en el mercado financiero.
- Empresas con una plantilla igual o superior a 50 personas trabajadoras.
Las Administraciones Públicas, organismos y empresas con una plantilla que alcance las 250 personas trabajadoras debían implantar este sistema antes del día 13 de junio de 2023. En el caso de las empresas con una plantilla 50 y 249 personas trabajadoras, el plazo máximo de implantación es el próximo día 1 de diciembre de 2023. A pesar de que dicho plazo parezca lejano, es necesario iniciar ya los trabajos para su implantación.
Requisitos del sistema de canal de denuncias
Este canal de denuncias debe tener las siguientes características:
- Debe garantizar la confidencialidad y la protección de los datos personales recibidos en el marco de la LOPD.
- La recepción de las denuncias podrá ser oral, escrita o por correo electrónico.
- La empresa ha de generar acuse de recibo de la denuncia, así como informar a la persona denunciante en un plazo inferior a siete días de tal recepción.
- Igualmente, la empresa deberá informar a la persona denunciante sobre la resolución de la denuncia en el plazo máximo de tres meses desde su recepción.
El canal de denuncias mediante correo electrónico conlleva la implantación de un sistema que permita la centralización, monitoreo y seguimiento de las denuncias. Entre otros requisitos deberán asegurarse una serie de condiciones:
- la creación de denuncias confidenciales o anónimas con cifrado de los datos de contacto, que garantice al informante que su identidad no será revelada a terceros,
- determinación de un Responsable del Sistema,
- el establecimiento de las direcciones de correo electrónico de respuesta personalizadas,
- espacio para los documentos adjuntos,
- generación de un código de seguimiento único por denuncia,
- el aseguramiento de su transparencia, y de la protección de datos personales del informante, por lo que se recomienda contar con un Delegado de Protección de Datos,
- registro del seguimiento del proceso,
- asignación de responsables,
- notificaciones automáticas,
- alertas de vencimiento,
- y comunicaciones con el informante.
Código ético y de conducta de la empresa y auditoría del sistema
Debe tenerse en cuenta que la implantación del canal de denuncias conlleva la redacción de un código ético y de conducta de ámbito empresarial, que AG&AG también incluye en los trabajos propios de la implantación.
Este sistema debe auditarse anualmente, para así comprobar su buen funcionamiento, de forma que cualquier incidente advertido en el período anterior se subsane convenientemente, mejorando así su sistemática, y perfeccionando dicho canal de comunicación, de cara a conseguir los objetivos previstos en la Ley 2/2023.
Una vez implantado el sistema, debe atenderse fundamentalmente a la integración del canal de denuncias en atención a la actividad empresarial y a los recursos de que la empresa disponga, desarrollando políticas y protocolos, regulación sobre el funcionamiento del canal y procedimientos de tramitación de denuncias. Las empresas pueden confiar estas tareas a AG&AG quien ya dispone de los medios necesarios para llevarlo a cabo.
Delegación de responsable del canal de denuncias
AG&AG ya dispone del sistema informático y de comunicaciones necesario para constituirse como responsable del canal de denuncias y gestionar todo aquello relacionado con esta nueva obligación. De este modo, las empresas pueden descargarse de la ejecución de estas tareas que, por otra parte, precisan de una especialización y atención permanentes.
De asignarse como responsable del sistema a AG&AG, nuestro equipo se encargará del análisis y valoración preliminar de las comunicaciones, la coordinación de actuaciones preliminares, la redacción de un informe de admisión o inadmisión, así como de la solicitud de información necesaria a los órganos internos de la empresa, para así alcanzar el resultado final sobre la denuncia formulada.
Téngase en cuenta que tales denuncias pueden ser materializadas tanto por los representantes legales de los trabajadores, por las propias personas trabajadoras, por los proveedores, por los contratistas y las personas trabajadoras a su servicio; quienes todos ellos deben tener cumplida información de la existencia del canal y de los medios de contacto con el responsable del sistema, en modo parecido al que ya se viene realizando en cuanto a diversos aspectos derivados de la Ley Orgánica de Protección de Datos y su reglamento.
AG&AG puede encargarse de gestionar el canal de denuncias de tu empresa
Puedes contactar con nosotros tanto en nuestro teléfono 96 351 09 09, o a través del formulario de contacto de nuestra Web. Funcionamos con cita previa para dar un mejor servicio y atención a nuestros clientes.
Llámanos o envíanos el formulario con tu consulta, y desde AG & AG AUDITORES Y CONSULTORES LABORALES identificaremos cuál es tu necesidad, y contactaremos contigo para concertar una cita en nuestras oficinas.